Od czego powienieneś zaczynać dzień pracy? Poza kawą oczywiście :)
Pierwszym krokiem po przyjściu do biura powinno być sprawdzenie wszystkich źródeł, z których spływają do Ciebie zadania, to może być skrzynka pocztowa, task manager, kartki i inne opracowane przez Ciebie systemy.
Nie poświęcaj zbyt dużo czasu na wnikliwe czytanie opisów, chyba że zupełnie nie wiesz o co chodzi w zadaniu. Kiedy posiadasz już szersze spojrzenie na rzeczy, które masz do zrobienia zastanów się co jest najważniejsze – czyli określ ich priorytety. To bardzo ważny, o ile nie najważniejszy element planowania efektywnej pracy. Poświeć na to 10 minut. Możesz dzięki temu zaoszczędzić więcej czasu tracąc jednocześnie mniej nerwów pod koniec dnia.
Pamiętaj, że zawsze w trakcie dnia „wpadną” Ci dodatkowe pilne sprawy. Dlatego ważne jest szacowanie czasu i planowanie przerw na dodatkowe, nieprzewidziane elementy w Twoim dziennym rozkładzie jazdy (jak pomóc sobie w zarządzaniu czasem pisałem w poprzednim wpisie).
Planowanie priorytetów i zadań proponuję zacząć po zapoznaniu się z tym wykresem. Jak widać nasza efektywność nie jest najwyższa tuż po przyjściu do pracy, czyli wcześnie rano. Największą efektywnością wykazujemy się pomiędzy 11 a 13. To jest najlepszy moment, na wykonanie najtrudniejszych i najważniejszych zadań. Zamknij drzwi do swojego biura i nie pozwól, aby ktokolwiek zabierał Ci Twój najlepszy czas dnia. Przeznacz go w 90% na efektywną pracę. Zamiast męczyć się nad zadaniem 4 godziny, zastanawiając się dlaczego nie masz pomysłu na jego zamknięcie, możesz zrobić to w dwie, dokładnie wtedy, kiedy masz na to najwięcej energii – czysta oszczędność czasu!
Dzień pracy można podzielić na 3 moduły:
8:00 do 11:00
Pierwsze godziny pracy warto poświęcić na mniejsze zadania, nie wymagające od Ciebie tak dużego nakładu pracy. Mamy na myśli wszystkie małe zadania oraz zebranie odpowiednich informacji do głównego, najważniejszego zadania.
11:00 do 13:00
Najważniejsze i najtrudniejsze zadania. Pełne skupienie i nikt Ci nie przeszkadza. Pamiętaj o tym, że to Twój najlepszy czas!
13:00 do końca dnia
To czas na przegląd wszystkich elementów, które pojawiły się w ciągu dnia. Możesz wykonać je od razu, lub niektóre z nich odłożyć sobie na resztę godzin, które zamierzasz jeszcze spędzić w pracy. Z doświadczenia wiem, że warto wykonać małe zadania od razu – szczególnie wtedy gdy ktoś czeka na ich efekt.
W głównym bloku 11-13, napisałem, aby wykorzystywać 90% tego czasu na efektywną pracę. Co więc z pozostałymi dziesięcioma procentami? To właśnie czas dla Ciebie… Idź na spacer lub kawę, porozmawiaj o czymś niezwiązanym z pracą – odpocznij i zrób sobie chwilę przerwy, bez tego nie da się efektywnie pracować.
Powodzenia w efektywnym planowaniu Waszego dnia pracy!
Leave a Reply